Article – 4 sources (parfois cachées) de perte d’argent dans votre business

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4 sources (parfois cachées) de perte d’argent dans votre business

Aujourd’hui, on va voir comment vous pouvez augmenter les bénéfices de votre entreprise. 📈

Pas forcément en vendant plus, mais en venant supprimer 4 sources de pertes d’argent souvent négligées dans nos entreprises.

On est parfois tellement occupé à gérer le quotidien de notre entreprise et à voir comment gagner plus, qu’on ne se rend pas compte que notre entreprise est un peu comme un “panier percé”, rempli de “trous” qui nous font perdre une partie parfois conséquente de notre CA et/ou nos bénéfices.

Toutes les sources de perte d’argent que je vous partage sont tirées soit de ma propre expérience, soit de situations vues chez des chefs d’entreprise que nous avons accompagnés.

Cet article va vous aider à identifier :

Les sources de pertes cachées dans votre propre entreprise 🔍

Comment les supprimer pour augmenter votre CA, vos bénéfices, votre temps libre et diminuer votre charge mentale 💡

1. Quand vous gérez tellement d’opérationnel que vous n’avez plus de temps pour développer l’entreprise

Notre charge de travail en tant que chef d’entreprise est souvent répartie en 2 catégories :

Les tâches opérationnelles, que j’appelle “Tâches de Maintenance” car elles “maintiennent l’entreprise au niveau de résultat actuel” (ex. : Livrer vos clients, gérer votre SAV, l’admin, la compta, continuer votre rythme de publication actuel sur les réseaux, …) 🔧
Les “tâches d’Impact”, qui vous permettent d’amener l’entreprise à un niveau supérieur que ce soit en terme de CA & bénéfices ou en terme d’autonomie (ex. : Définir une nouvelle stratégie, créer un nouveau produit, améliorer vos canaux d’acquisition, prospecter, …) 🚀

Si vous passez 90% à 100% de votre temps sur des tâches de Maintenance (comme beaucoup de chefs d’entreprise) : vous perdez indirectement de l’argent.

C’est ce qu’on appelle un “coût d’opportunités” : c’est à dire le coût de ce que vous auriez gagné si vous aviez utilisé votre temps différemment. Ici : les ventes que vous auriez pu faire si vous aviez passé votre temps sur des tâches d’Impact.

Concrètement :

Si vous passez 3h sur des tâches de Maintenance : vous n’obtenez généralement pas de CA à la fin de ce temps. ⏳
Si vous passez 3h sur des tâches d’Impact (ex. : à prospecter, à recontacter d’anciens clients, …) il est fort possible que ces 3h vous permettent de générer du CA supplémentaire, pas vrai ? 🌟
💸💸💸💸 Maintenant imaginez l’impact quand il ne s’agit plus de 3h, mais de 10h, 30h, 70h réparties sur plusieurs semaines. La différence pour le développement de votre entreprise peut être considérable.

(Je vous raconte comment j’ai appris cette leçon et quel exercice je fais régulièrement depuis pour éviter de retomber dans ce piège dans cet article)

Que faire dans ce cas ?

➡️ Dans un 1er temps, la solution peut être de mieux prioriser vos tâches et organiser votre temps. Par exemple, Marie une chef d’entreprise que l’on a accompagnée a réussi à doubler son CA rien qu’en priorisant mieux ses tâches et gérant mieux son temps.

Mais si vous avez déjà une énorme charge de travail et que par exemple le simple fait de délivrer les prestations que vous avez vendu à vos clients vous prend tout votre temps, ce n’est pas suffisant.

➡️ Il est alors temps de systématiser, automatiser et/ou déléguer des tâches pour diminuer le temps que vous devez passer sur l’opérationnel et en avoir davantage sur le développement.

Par exemple, Richard, un chef d’entreprise que l’on a accompagné dans Systemize a réussi à quasiment tripler son CA en délégant une partie de l’opérationnel à un nouveau collaborateur afin de retrouver du temps sur le développement.

➡️ Ou vous pouvez aussi prendre complètement une autre approche et par exemple d’augmenter vos tarifs (quand cela fait sens et est possible) pour gagner plus sans avoir à prendre plus de clients.

2. Quand une personne dans votre équipe n’est pas performante

Si un de vos collaborateurs n’est pas efficace dans son travail ❌ : il fait des erreurs, oublie des choses, rate des deadlines, génère des problèmes, vous sollicite sans arrêt … il vous fait perdre de l’argent.

💸 Vous perdez une partie de la somme que vous le payez (une partie plus ou moins grande selon son niveau d’inefficacité)
💸 Vous perdez le temps que vous passez à le gérer (temps que vous ne passez pas à développer l’activité par exemple, cf. le coût d’opportunité dont on parlait plus haut)
💸 Cela impacte parfois le travail du reste de l’équipe, à son tour moins performante (erreurs qui doivent être corrigées par d’autres, mauvais exemple, mauvaise ambiance, conflits, …)
💸 Si la personne a un rôle en lien avec la partie commerciale, il vous fait perdre de l’argent en ratant des ventes.

Et si ça va jusque là, vous subissez également :

💸 Le coût du licenciement éventuel quand c’est un salarié
💸 Coût du recrutement du remplaçant (en temps à passer sur tout le process de recrutement, en argent selon votre méthode de recrutement)
💸 Coût du temps passé à “onboarder” le remplaçant (c’est-à-dire à l’accueillir au sein de l’équipe : le former, l’accompagner etc…)

Que faire dans ce cas là ?

La première étape est de chercher à savoir d’où vient le problème afin de voir comment le gérer : c’est un mauvais recrutement ? une mauvaise communication ?

Il y a 3 critères qui permettent de le savoir : est-ce que vous avez “la bonne personne”, à “la bonne place”, et est-elle “bien cadrée” pour réussir ?

La “bonne personne” est une personne qui est alignée avec les valeurs et la mission de votre entreprise 🌟
Une personne est à la “bonne place” si les missions qui lui sont confiées sont idéales pour ses capacités. 📍
Elle est bien “bien cadrée” pour réussir si elle a de clarté sur 2 choses : les résultats qui sont attendus d’elle et le niveau d’autonomie qui est attendu d’elle. 🎯

➡️ Si vous n’avez pas “la bonne personne”, le problème vient d’un mauvais recrutement, la meilleure chose à faire est a priori de remplacer la personne.

➡️ Si c’est une “bonne personne” pour votre entreprise, mais qu’elle n’est pas à “la bonne place”, y a-t-il un rôle qui est plus adapté pour elle au sein de l’entreprise ?

➡️ Si vous avez la “bonne personne”, à la “bonne place”, mais qu’elle n’est pas “bien cadrée” pour réussir : comment pouvez-vous lui apporter davantage de clarté sur ce que vous attendez d’elle (ex. : En clarifiant sa fiche de poste, ses objectifs, faisant une mise au point avec elle) et sur le niveau d’autonomie que vous attendez d’elle ? (ex. : En utilisant les 7 niveaux de délégation).

3. Former un nouveau collaborateur sans process

Je croise beaucoup de chefs d’entreprise qui repoussent le fait de déléguer ou de remplacer un collaborateur qui n’est pas performant à cause du temps qu’ils vont devoir passer à former un nouvel arrivant. 🤝

Car quand ils accueillent un nouveau collaborateur, ils le forment “en direct” : en lui expliquant les choses “à la volée”, en répondant à ses questions au fur et à mesure, … sans aucun process qui permettent de capitaliser sur tout le travail de formation qui est fait afin de le réutiliser au prochain recrutement.

Résultat ? La fois suivante, il faut recommencer à 0 🔁.

💸 On perd de l’argent car le collaborateur met plus longtemps à être opérationnel, et pendant tout ce temps vous le payez quand même à 100%
💸 On perd de l’argent car on passe plus de temps que nécessaire à former la personne, temps qu’à nouveau on ne passe pas sur le développement
💸 (Si vous repoussez le fait de remplacer un collaborateur non performant car vous ne voulez pas avoir à prendre le temps d’en former un nouveau, vous subissez également les coûts dont on parlait au point précédent !)

Que faire dans ce cas ?

Lorsque que vous accueillez un nouveau collaborateur plutôt que de le former en lui expliquant les choses à l’oral, au fil de l’eau sans qu’il ne reste aucune trace de vos échanges, prenez le temps de créer des process que vous pourrez réutiliser par la suite.

➡️ Avantage n°1 : C’est plus agréable pour le collaborateur, qui a des explications (sous forme de documents, de vidéos, …) à disposition qu’il peut consulter autant de fois qu’il veut sans avoir à vous solliciter

➡️ Avantage n°2 : C’est plus efficace pour vous qui pourrez réutiliser ces process pour former bien plus rapidement le prochain collaborateur.

Par exemple, dans mon entreprise, nous avons plusieurs dizaines de process pour le rôle d’assistant comptable & administratif.

Si je dois remplacer la personne qui gère actuellement ces missions, je sais qu’on peut rapidement rendre une autre personne opérationnelle ✅.

Sans ça, ce serait des heures d’explications, d’erreurs à corriger, de questions auxquelles répondre qui m’attendrait et ce parfois sur plusieurs mois avant que la personne gère bien ses missions !

4. Ne pas suivre votre rentabilité par projet

“Je sais qu’il faudrait que je le fasse, mais j’ai trop de peur de ce que je découvrirais” 🫣, c’est ce que pensent beaucoup de chefs d’entreprises qui font de la prestation de services et ne suivent pas la rentabilité de leurs projets.

Et notamment le poste de “dépense” souvent le plus important : le temps passé sur les projets⏳.

Résultat ? Ils continuent à accepter des projets avec des marges trop faibles voire inexistantes, à faire trop d’heures par rapport au budget, et travaillent sans retour sur investissement. 💸💸💸

Que faire dans ce cas ?

Utiliser par exemple un outil comme Toggl pour suivre le temps passé par projet et mesurer régulièrement le temps total passé par l’ensemble d’une équipe par projet afin de suivre la rentabilité du projet 📊.
Se servir de ce qu’on apprend en faisant ça pour identifier les projets les plus rentables, aller en chercher davantage et identifier les projets les moins rentables et ne plus les faire ou réduire le temps de travail passé dessus 🕒.

C’est que ce qu’on l’a fait avec une entreprise qu’on a accompagnée récemment.

Ils ne suivaient pas le temps passé par projet et n’avaient qu’une vision très partielle de leur rentabilité réelle.

En venant regarder ça de plus près, on s’est rendu compte qu’une partie conséquente des projets ne générait aucun bénéfice voir faisaient perdre de l’argent.

À la suite de ce travail, ils ont pu identifier clairement ces projets et arrêter de les faire pour se concentrer sur ceux qui amènent de réels bénéfices 🎯 .

Quand tu es prêt, voici 3 façons d’aller plus loin

1. Gratuit – Fais mon diagnostic (4mn) – Libère 3h / semaine grâce à des recommandations personnalisées

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