Nous vivons en ce moment un bouleversement total de nos habitudes de vie et de travail pour essayer de limiter la propagation et le nombre de victimes du Covid-19 à grande échelle et pouvoir protéger nos proches et nous-mêmes.
On le sait, cette situation a malheureusement un énorme impact économique également, parfois dramatique, parfois « contraignant » pour les entreprises et leurs équipes qui doivent s’adapter en passant en mode télétravail.
Pour certains, cela veut dire devoir gérer beaucoup de choses de front : votre travail avec ses nouvelles règles momentanée certes, mais aussi la garde de vos enfants à temps plein, et le fait d’être 24h sur 24h avec votre conjoint (ce qui présente un challenge en soi pour certains !). La situation peut-être inconfortable, je le comprends bien. Mais je suis là pour vous dire qu’elle n’a pas à l’être et même pour vous montrez comment vous pouvez tirer le meilleur !
En tant qu’entreprise dont la mission est justement d’aider chacun à s’accomplir professionnellement tout en ayant le temps de vivre pleinement et en tant qu’habituée moi-même du travail depuis chez moi et de la gestion d’une équipe à distance, je tenais donc à prendre le temps de vous partager ces conseils et ressources qui je l’espère vous aideront à vous organiser au mieux pendant les prochaines semaines et peut-être même, qui sait, à prendre goût pendant quelques temps aux joies du télétravail.
Et comme nous avons vraiment à coeur de vous donner toutes les clés pour réussir pendant ces prochaines semaines, en plus des conseils partagés dans cet article, nous avons pris également la décision de vous offrir exceptionnellement et gratuitement pendant les prochains jours certaines ressources tirées de nos formations payantes pour vous aider à être les plus efficaces et sereins possibles pendant cette période.
Sur ce, prêt à démarrer ? Allons-y !
5 conseils pour faire du télétravail une seconde nature
Si vous faites du télétravail pour la première fois, j’imagine que vous rencontrez certaines de ces challenges :
• Rester concentré alors que vous êtes entourés de votre famille : vos enfants, votre conjoint(e) par exemple.
• Rester concentré alors que Netflix ou les tâches ménagères vous appellent
• Avoir des moments de coupure avec le travail et ne pas continuer à traiter vos emails à 21h.
• Avoir des vrais moments de travail non-interrompu pendant lesquels vous avancez vraiment
Pas de panique, c’est complètement normal — et voici quelques conseils pour arriver à finir vos journées fiers de ce que vous avez accompli et prêt à profiter d’un bon moment de détente bien mérité.
Conseil #1 Quittez votre pyjama !
Quand on découvre les joies du télé travail, on peut être tenter de bosser en pyjama ou en jogging pour être tout confort de chez soi … je vous le déconseille.
Ça va vous amuser le 1er jour, peut-être le 2ème, mais il y a de bonnes chances qu’à terme, ça, plus le fait de pas sortir de chez vous vous déprime !
Pour garder une bonne dynamique, je vous conseille vraiment de vous habiller en mode travail (ou presque — mesdames, vous pouvez par exemple troquer les talons pour une paire de chaussettes douillettes et messieurs, rien ne vous empêche d’en faire de même !)
Conseil #2 Fixez-vous des heures
Le risque quand on travaille de chez soi, c’est de tout mélanger, donc de très peu avancer et de devoir travailler plus longtemps ou ne jamais vraiment couper.
Par exemple, de s’interrompre toutes les deux minutes pour aller faire tourner une machine, vider le lave-vaisselle ou faire un peu de rangement.
Par exemple, travailler depuis votre canapé, la TV allumée et donc être éparpillé, procrastiner, avancer au ralenti, et vous retrouver à continuer à travailler le soir pour compenser au lieu de vous détendre devant un épisode de votre série du moment !
Je vous conseille donc, le plus possible, de :
• Définir des horaires de travail que vous respecterez (pour différencier des moments de travail et des moments de pause)
Conseil #3 Travaillez moins, mais travaillez mieux
Vous êtes nombreux à garder exceptionnellement vos enfants, ou à avoir votre conjoint(e) à la maison avec vous. Pas facile de rester focus avec tout votre petit monde autour à gérer, qui vous sollicite et vous interrompt en permanence, pas vrai ?
Dans ces conditions plutôt que de vous attacher à tenir vos horaires de travail « classiques » en étant en permanence interrompus, mieux vaut négocier avec votre conjoint(e) et/ou vos enfants un créneau de travail plus court, où vous serez vraiment tranquille.
Par exemple, au lieu de prévoir 7h de travail où vous serez interrompus en permanence et ferez seulement 40% de ce que vous aviez prévu (en étant optimiste). Travaillez seulement pendant 3h30, complètement focus (parce que c’est votre conjoint qui gère les enfants) où vous avancerez à pas de géants. Et à la fin de vos 3h30 de travail, vous prenez le relai et gérer les enfants pendant que votre conjoint travaille.
Conseil #4 Ajuster vos priorités sur les prochaines semaines
Vous êtes sans doute dans l’un ou plusieurs de ces cas :
– Votre charge de travail à considérablement augmentée avec la crise (c’est par exemple le cas de l’une de mes clientes, qui fait de la coordination de chantier)
– Vous avez bien moins de temps de travail disponible, car vous devez vous occuper de vos enfants par exemple.
– Votre charge de travail a diminué, car une partie de votre activité est complètement à l’arrêt, et vous avez l’opportunité d’avancer sur des projets de fonds, importants pour votre entreprise, que vous repoussez depuis de mois.
Dans tous les cas, cela nécessite que vous revoyez complètement vos priorités pendant les prochaines semaines.
Mon conseil : lister toutes les choses que vous devez/pourriez faire, et faites le tri en décidant si vous les faites, si vous les déléguez, vous les décalez, vous les réduisez, vous les supprimez.
Vous avez BEAUCOUP à gagner à faire ce point là dès maintenant, et je sais que ce process compliqué si vous n’avez pas l’habitude. C’est pour ça que je vous offre exceptionnellement la masterclass – « Surmonter une période de travail très chargée » qui vous aidera à vous organiser sur les prochaines semaines (normalement vendue 35€), vous n’avez qu’à vous inscrire sur cette page pour recevoir votre accès gratuitement.
Conseil #5 Isolez-vous autant que possible
Si vous n’êtes pas seul à travailler de chez vous, il y a des chances que votre conjoint(e) ou colloc’ ait des appels à passer, ou bien regarde la TV quand vous êtes dans les parages, en bref : qu’il/elle fasse du bruit qui puisse vous déranger.
Idéalement, définissez un lieu de travail différent de votre lieu de détente (éviter de travailler au beau milieu du salon avec le tout le reste de la famille par exemple, autant que possible, choisissez un endroit isolé, loin de l’activité ambiante, ou bien où vous pourrez fermer la porte par ex).
Mettez un casque ou des écouteurs pour vous couper des bruits ambiants et vous aider à vous mettre dans votre bulle.
Personnellement, maintenant que mon compagnon est lui aussi en télétravail et passe de nombreux appels, soit je travaille depuis la cuisine pour être tranquille et si j’ai moi aussi des appels à passer, soit je mets des écouteurs et ma playlist spéciale concentration, accessible à tous sur Spotify en cliquant ici
Permettre à votre équipe de rester motivée et claire sur ses objectifs
Je travaille avec une équipe à distance depuis plusieurs années maintenant. Cela présente de nombreux avantages : chacun est plus souple sur ces horaires, libre de travailler d’où il veut, pas d’interruptions de collègues ou d’openspace pour nous perturber, pas de trajets en aller-retour du travail qui peuvent faire perdre beaucoup de temps !
Mais quand on n’est pas habitué à cette façon de travailler, faire la transition peut-être difficile et chronophage : difficulté à se concentrer avec Netflix qui vous appelle, la gestion de la maison qui semble d’un coup très tentante, les membres de notre famille qui font leur vie autour de vous, …
Pour vous aider à maintenir la cohésion et la motivation de votre équipe voici 4 outils que je vous recommande (que nous utilisons au quotidien) et 2 habitudes à prendre.
4 outils pour une équipe ultra-efficace à distance
Ces outils sont ceux qui nous utilisons au quotidien. Nous accompagnons chaque jour des entreprises pour les aider à décupler leur efficacité, mettre en place les systèmes et les habitudes qui leur permettront de faire bien plus avec moins de ressources, et ce sont les outils que nous leur recommandons d’utiliser.
1. Zoom pour se réunir à distance
Zoom est l’outil que nous utilisons pour toutes nos réunions à distances (donc 100% de nos réunions). Il vous permet d’accueillir jusqu’à un grand nombre de personnes, de se voir, de partager vos écrans, d’enregistrer les réunions, …
Vous êtes nombreux à m’avoir demandé ces derniers temps quel outil de réunion je recommande … c’est lui !
2. Loom pour enregistrer des vidéos d’explications
Loom vous permet de vous enregistrer via votre webcam et/ou d’enregistrer votre écran tout en donnant des explications à l’oral. C’est l’outil parfait pour expliquer quelque chose à un membre de votre équipe s’il n’est pas à côté.
En plus, Loom a récemment prolongé ces version d’essais et diminuer ses tarifs pour permettre à plus de personnes d’utiliser le service pendant cette période de crise.
3. Slack pour échanger sans vous noyer d’emails
Sur Slack, vous pouvez inviter toutes les personnes de votre équipe, échanger sur différents chaînes thématiques, vous transmettre des documents, des liens, …
4. Asana pour gérer les tâches de chacun.
Sur Asana, vous pourrez créer une to-do list partagée pour l’ensemble de l’équipe, répartir les tâches, attribuer des deadlines, gérer vos projets. Si vous n’aviez pas jusqu’à présent d’outils digital pour rassembler toutes les tâches de l’équipe, Asana sera idéal.
2 habitudes à prendre entretenir la motivation, la communication et un cap clair
Bon, okay, donc vous avez les outils pour vous organiser et communiquer un minimum à distance.
Mais comment faire pour vraiment garder le lien au sein de l’équipe, entretenir la motivation de chacun, permettre à tout le monde d’avoir de la clarté sur ce qu’il se passe et la direction dans laquelle vous avancez ?
C’est une autre question qui vous m’avez posé régulièrement ces derniers jours. Voici les 2 habitudes que je vous conseille de prendre pour y répondre.
• Faire une réunion hebdomadaire avec votre équipe
Vous êtes peut-être en train de grincer des dents en lisant ce conseil, mais je vous assure que cette réunion hebdomadaire peut avoir un impact positif énorme sur votre activité.
Je conseille régulièrement à mes clients de mettre en place ces types de réunions, en leur partageant l’ordre du jour et toutes les ressources pour en faire un moment convivial et ultra-efficace.
Je fais une réunion chaque semaine avec mon équipe, durant laquelle nous suivons un ordre du jour bien précis, toujours identique. En raccourci :
• Échange de news rapide (chacun commence par partager une victoire pro et une victoire perso remportée dans la semaine, super façon de démarrer sur du positif et de prendre des nouvelles).
• Nous revenons sur chacun des engagements que nous avions pris pour la semaine qui vient de s’achever pour voir si le travail a bien été fait (top pour entretenir l’engagement de chacun et inciter tout le monde à respecter les engagements pris).
• Nous définissons ensemble la liste des choses que chacun s’engage à réaliser dans la semaine qui démarre (comme ça, tout le monde repart en sachant exactement ce qui est attendu de lui sur la semaine à venir).
Je vous conseille de tenir cette réunion sur Zoom, un des outils cités précédemment. Noter bien les actions que chacun s’engage à faire, car vous reviendrez dessus la semaine suivante 😉
• Faire un bilan quotidien
Nous conseillons aussi à certains de nos clients de faire un point quotidien avec leur équipe en leur demandant de répondre à ces quelques questions :
« Comment tu te sens aujourd’hui ? »
« Partage-nous une victoire de la journée d’hier »
« Sur quoi tu as avancé hier ? »
« Qu’est-ce que tu vas faire aujourd’hui ? »
« Y a-t-il quelque chose qui bloque tes avancées ? »
Vous pouvez le faire en plus de la réunion hebdomadaire, surtout si vous avez un équipe de + 5 personnes.
Demandez à chacun de vous envoyer les réponses à ces questions avant 10h chaque matin par exemple.
Cela vous permettra de garder le contact avec votre équipe, d’être à leur écoute, de voir leurs avancées, de les aider à surmonter les blocages du moment et d’aider chacun à avancer au maximum.
Et si vous utilisez un des outils que je vous ai conseillé plus haut : Slack pour permettre à votre équipe de communiquer, vous pouvez même rendre ce checkup automatique grâce à une extension : Geekbot.
Accédez à des formations gratuites, exceptionnellement pendant les prochains jours
Exceptionnellement, nous vous offrons l’accès à 2 ressources supplémentaires (normalement payantes) :
• La masterclass « Dominer une période de travail très chargée » (valeur 35€). Idéale pour les personnes qui se retrouvent en ce moment avec plus de choses à gérer que de temps pour pouvoir les gérer. La masterclass vous aidera à faire le tri, définir vos priorités et vous organiser pour faire tout ce que vous avez à faire.
• La leçon « Créer votre worksheet hebdomadaire » (extraite de notre formation « Décupler sa Productivité », valeur intégrale 500€) pour vous aider à anticiper et créer un planning béton pour votre semaine qui vous permettra d’accomplir le plus important.
Pour profiter de ce contenu offert exceptionnellement aujourd’hui et pendant les prochains jours, vous n’avez qu’à vous inscrire ici. Un accès à ces ressources vous sera alors envoyé par email.
Soyez raisonnables, prenez soin de vous et prenez soin de vos proches.
Et si vous avez d’autres questions, envoyez-moi un message sur Instagram ou Facebook.
