Être plus productif : les 3 habitudes qui changent tout (et comment je les utilise)

23 minutes et 15 secondes.

C’est le temps qu’il faut en moyenne pour retrouver sa pleine concentration après s’être laissé distraire pendant plusieurs minutes, selon une étude. 

Maintenant faisons un test. Durant la journée, combien de fois vous laissez-vous aller à regarder vos emails, vos notifications, les réseaux sociaux, ou autres, alors que vous étiez en train de travailler sur une tâche bien précise ? Moi, je peux  facilement atteindre les 30 à 40 fois, si je ne fais pas attention. Et vous ?

Imaginez l’impact qu’ont ces multiples distractions sur votre concentration et le temps qu’elles vous font perdre.

J’adore ce que je fais dans ma vie professionnelle. Pour autant :

• Je n’ai aucune envie de travailler dans le vide
• Je n’ai aucune envie de travailler uniquement pour me sentir occupée (même si je le fais parfois)
• Je ne veux pas passer 4 heures sur une chose que j’aurais pu faire en 2 heures avec le même niveau de qualité

En revanche, je veux travailler vite et bien pour avoir le plus de temps disponible possible.

En lisant des livres tels que La Semaine de 4 Heures, l’Art d’Aller à l’Essentiel (article dispo ici – résumé disponible ici), et en me renseignant sur les techniques qui existent,  je suis arrivée à une méthode qui m’aide, au quotidien, à avancer bien plus vite dans mon travail. Aujourd’hui, je suis bien plus productive qu’il y a un an.

1. Chaque matin, je crée ma to-do list du jour. Je la priorise et la minute.
2. J’utilise la technique du Pomodoro pour entretenir mon énergie mentale et ma concentration
3. Chaque mois et chaque semaine, j’établis les objectifs de la période en cours et les actions à réaliser pour les atteindre, grâce à 2 PDF.

Sur certaines activités, comme la gestion des emails ou la création de contenu (articles, emails, …) cela me permet de diviser par 1,5 voir 2 la quantité de temps que j’utilisais auparavant.

Les jours où je me dis « pas besoin, la journée n’est pas trop chargée, je peux avoir tout boucler vers 16h »,  je m’éparpille à chaque notification ou nouvel email, et je finis par prendre beaucoup plus de temps que nécessaire pour accomplir mes tâches.

 

Habitude n°1 – Créez votre to-do list quotidienne, chaque matin (mais pas seulement !)

C’est l’une des premières choses que je fais après le réveil : écrire sur un bloc-note les choses que je dois faire dans la journée. Cela fait d’ailleurs partie de mon rituel matinal. Certaines personnes apprécient de la faire le soir, avant de se coucher, c’est une très bonne option également.

D’un coup, toutes ces choses à faire qui vous trottaient dans la tête, quittent votre esprit pour se retrouver sur votre bloc-note. Vous êtes plus serein, vous avez votre plan d’action pour la journée.

La plupart des gens s’arrêtent généralement à cette étape ! Sauf qu’il y a deux choses à faire pour rendre votre to-do list bien plus utile !

1. Donnez un temps de réalisation à chaque activité

« Une tâche augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté », c’est la loi de Parkinson.

Si j’ai une journée pour écrire un article, je vais mettre une journée entière pour l’écrire. En revanche, si je n’ai que 5 heures pour l’écrire, je vais automatiquement avoir une approche bien plus efficace pour réussir à tenir ce délai là.

C’est comme ça que vous avez réussi durant vos études à boucler vos travaux ou dissert la nuit précédant la deadline. Alors que vous auriez pu prendre des jours et des jours autrement !

Action -> Prenez les éléments sur votre to-do list, et estimez le temps de réalisation qui sera nécessaire pour chacun d’eux.

Ensuite dans la journée, faites le maximum pour respecter ce timing là.

Bénéfices

•  Vous évitez de mettre 4 heures à faire une chose réalisable en seulement 2 heures
•  Cela vous montre également quand vous êtes trop ambitieux dans votre to-do et que vous n’avez aucune chance de tout réaliser. Pas idéal pour le moral, mais à terme cela vous aidera à mieux évaluer la quantité de travail que vous pouvez accomplir en une journée.

 

2. Priorisez vos tâches

Ensuite, parmi l’ensemble des tâches que vous avez listées, certaines sont plus importantes que les autres. En général, c’est justement celles que l’on a le moins envie de faire, celles que l’on repousse jusqu’à la fin de la journée ou pire encore. Procrastination, bonjour !

Pour éviter cela, déterminez dans votre liste les 3 tâches qui sont les plus importantes et qui doivent absolument être réalisées dans la journée.

Vous commencerez par elles, et vous ne ferez rien d’autre tant que ces tâches là ne sont pas terminées.

C’est le conseil avisé que j’ai retenu de Leo Babauta dans l’Art d’Aller à l’Essentiel, et de Brian Tracy dans Eat that Frog.

Je vais même un peu plus loin que ça, puisque je classe toutes mes tâches par ordre de priorité, de la première à la dernière. Comme ça dans la journée, je n’ai pas à me poser la question « qu’est-ce que je devrais faire ensuite » j’enchaîne directement en sachant que la tâche à laquelle je m’attelle est la plus importante du reste de ma to-do list.

Bénéfices

• Vous évitez de procrastiner et de repousser les tâches importantes indéfiniment
• Vous avez la satisfaction de savoir que vous avancez sur ce qui COMPTE.

 

Chez moi, le résultat ressemble à ceci :

 

Habitude n°2 – Travailler sans se disperser grâce à la technique du Pomodoro

La technique du Pomodoro est simple :

•  Choisissez une tâche
•  Réglez un minuteur sur 25 minutes. Puis travaillez sur cette tâche, sans aucune interruption ou distraction, jusqu’à ce que le minuteur sonne. Ça n’a l’air de rien comme ça, mais lorsque vous allez essayer la première fois, vous verrez à quel point il est difficile de ne pas se disperser.
• Lorsque le minuteur sonne, prenez  5 minutes de pause. L’idéal est d’en faire une vraie coupure du travail : étirez-vous, dégourdissez-vous les jambes, allez-vous faire un café, faites quelque chose qui vous plait !
• Au bout de 4 Pomodoros (Pomodori pour les tatillons) : prenez une pause 15 minutes (au lieu de 5).

Je travaille avec cette technique depuis quelques mois maintenant. C’est moins facile qu’il n’y parait. Les premières fois, vous vous rendez compte que vous vous laissez parfois distraire sans vous en rendre compte « Tiens, comment j’ai atterri sur Facebook ? ».

Puis avec un peu de pratique, vous remarquerez dès que vous avez tendance à vous disperser. À terme, vous serez ravi de la concentration et de la rapidité d’exécution gagnées.

Bénéfices 

• Aide à entretenir son énergie mentale. Quand on travaille sur une longue période, on a des difficultés être concentré et efficace. Prendre des courtes pauses permet de travailler avec plus d’énergie et concentration.
• Aide à gérer les distractions.  Pendant qu’on travaille, on est souvent tentés de regarder ses emails, les réseaux sociaux, parler avec un collègue etc. Savoir qu’à la fin des 25 minutes de travail, 5 minutes de pause vous attendent pour faire tout ce que vous voulez sans culpabilité, ça aide beaucoup à rester concentrer.

Quelques conseils pour utiliser simplement la technique du Pomodoro

• J’utilise l’app Tomighty (Mac/Windows) comme minuteur Pomodoro. Mais n’importe quelle alarme/minuteur peut faire l’affaire : y compris celui de votre cuisine.
• Si possible, mettez votre smartphone en mode avion et coupez le Wifi, cela limitera considérablement les distractions
• Allez dans les paramètres de votre smartphone et supprimez toutes les notifications inutiles
• Sinon, comme moi, cachez l’écran de votre smartphone (je le mets face contre le bureau) et laissez-le hors de votre portée : cela limitera votre envie de le consulter.

Une dernière astuce : les premières fois où j’utilisais cette technique, je faisais une croix sur mon bloc-notes chaque fois que j’étais sur le point de briser ma concentration. La quantité de croix à la fin de la journée était impressionnante ! Ça m’a aidé à 1. être fière d’avoir résisté à ces distractions  2. me rendre compte du bien que me faisait cette technique

Cette technique est tellement efficace pour moi que j’ai souhaité la partager récemment dans ma chronique sur France 3. Si vous souhaitez  en apprendre davantage sur la méthode et ses origines, cliquez sur la vidéo.

 

Habitude n°3 – Toujours définir des objectifs mensuels et hebdomadaires 

J’utilise des worksheets pour définir mes objectifs mensuels, et mes objectifs hebdomadaires. Cela m’aide à définir mes priorités. Je m’assure ainsi que le travail que je fais chaque jour me fait avancer dans la bonne direction. J’en parle davantage ici. 

Ces feuilles-là sont imprimées, remplies et accrochées à un « tableau de bord » que j’ai en face de mon bureau. Je les ai toujours sous les yeux.

 

 

Et vous, quelles méthodes vous utilisez pour être plus efficace ? 

Partagez en commentaire votre méthode pour être plus efficace. Et si vous n’en utilisez pas encore, quelle est celle que vous comptez tester dès aujourd’hui ?