La semaine dernière, j’échangeais avec une entrepreneure qui a rempli mon diagnostic Priorité Absolue. À l’une des questions du diag, elle a répondu :
« On a quelques process, mais je ne suis pas vraiment sûre qu’ils soient à jour et que l’équipe les utilise ».
C’est là que tout se jouait pour elle.
En creusant pour comprendre d’où venait le problème, elle m’explique :
Son équipe la sollicite très souvent pour poser des questions, demander des validations. Elle répond, corrige, réexplique. Des process existent quelque part dans un drive — mais personne ne les consulte vraiment. Et elle commence à se demander si ça vaut encore la peine d’en créer.
Résultat ? Son équipe est complètement dépendante d’elle et le travail dévore tout dans sa vie : plus de soirées, de week-ends, de temps pour elle ou faire du sport, pour voir les personnes qu’elle aime.
Ce qu’elle vit, c’est le résultat de 3 erreurs très précises.
Des erreurs que je retrouve chez presque tous les entrepreneurs quand ils démarrent notre programme Systemize.
Alors j’ai voulu écrire ce mail pour t’aider à comprendre exactement d’où vient le problème (au cas où tu serais dans la même situation)
Parce que tant que tu fais certaines de ces erreurs, créer des process ne sert quasiment à RIEN.
Mais dès que tu les corriges, tu découvres ce que déléguer veut vraiment dire.
C’est parti !
Erreur n°1 : Le process existe, mais personne ne peut vraiment l’utiliser
Un process inutilisable, c’est souvent un process :
- introuvable
- illisible
- Et/ou obsolète
Ce qui se passe dans beaucoup d’entreprises :
- Le collaborateur doit farfouiller dans un drive pour peut-être trouver le process dont il a besoin.
- Alléluia ! Après presque 10mn de recherche, il met enfin la main dessus. Il ouvre le document et découvre 4 pages de texte sans structure claire qui lui donnent envie de le refermer dans le foulée.
- Il s’accroche et commence péniblement à suivre le process — pour se rendre compte une fois arrivé à l’étape 3 qu’il n’est pas à jour car l’outil qui y est mentionné n’est plus utilisé par l’entreprise depuis 1 an.
- Agacé, il finit par poser une série de questions au chef d’entreprise pour savoir comment procéder.
Est-ce que tu penses que la prochaine fois, il prendra la peine de consulter les process de l’entreprise ?
Bien sûr que non !
La prochaine fois, il préférera improviser, faire de tête … ou poser ses questions dès le départ.
Un bon process doit être :
- Accessible en moins d’1mn
- Agréable à suivre
- et À jour.
C‘est le système Triple-A. Si l’un des trois manque, le process ne sera pas utilisé — peu importe le temps que tu as mis à le créer.
Erreur n°2 : Tu as entraîné ton équipe à ne pas utiliser les process
Celle-là, elle est moins visible. Et c’est souvent la plus coûteuse.
Quand ton équipe te pose une question sur une tâche qui a déjà un process… qu’est-ce que tu fais ?
Est-ce que tu la renvoies systématiquement vers le process — en le mettant à jour si besoin ?
Ou est-ce que tu donnes la réponse directement, parce que c’est plus rapide ?
Si tu es comme la plupart des entrepreneurs surbookés, c’est la deuxième option.
Et c’est compréhensible. Dans l’instant, c’est plus rapide. Mais à chaque fois que tu fais ça, tu envoies un message implicite à ton équipe : « Ne perds pas de temps avec les process — viens me demander. »
Le réflexe à adopter : quand une question arrive, tu réponds dans le process, pas à la place du process. Tu mets à jour le document, et tu envoies le lien. C’est 5 ou 10 minutes de plus sur le moment — mais des dizaines de questions en moins sur les semaines qui suivent.
Erreur n°3 : Le process n’existe pas, parce que tu n’as jamais pris le temps de le créer
Créer des process, c’est un des sujets sur lequel les entrepreneurs procrastinent le plus !
Parce que dans le rush de la journée, quand tu dois choisir entre répondre à la question de ton collab’ en 2mn ou passer 2h à créer un process de A à Z. Le choix est vite fait.
Tu te dis que tu feras le process « plus tard ». Et « plus tard » devient souvent « jamais ».
Mais aujourd’hui, l’IA change la donne.
Grâce à l’IA, tu peux générer un process opérationnel en 15 minutes — pas un brouillon à retravailler pendant des heures, un document utilisable immédiatement (je t’expliquais ça en détails dans mon mail « Vole ma méthode de création de process avec l’IA ») :
1. Tu t’enregistres en train de faire l’action avec Loom
Tu expliques à l’oral ce que tu fais, étape par étape. Tu filmes. Tu ne rédiges rien.
2. Tu récupères la retranscription automatique directement dans Loom
Pas besoin de retaper quoi que ce soit.
3. Tu donnes le transcript à l’IA avec mon prompt « Process Express »
L’IA structure, clarifie, identifie les étapes manquantes, les sources de confusion potentielles, les cas particuliers à anticiper.
4. Tu complètes les infos manquantes que l’IA a identifiées, et tu n’as plus qu’à partager le process à ton équipe !
Ce qui prenait 1h30 de rédaction, + des semaines d’ajustements, est maintenant prêt en 15mn. Opérationnel quasi-immédiatement.
La seule et unique chose à faire pour te libérer du temps
Tu veux travailler moins et retrouver du temps pour toi ?
Ou bien gérer moins d’opérationnel afin de prendre du temps sur des actions qui augmenteront le CA et les bénéfices de l’entreprise ?
Dans 90% des cas : corriger ces 3 erreurs est le seul moyen d’y arriver.
Le seul.
Beaucoup d’entrepreneurs à qui je parle me demandent « je devrais pas plutôt recruter une personne supplémentaire ? » ou « je devrais commencer par déléguer + de choses à l’IA » !
Mais tout ça ne fait que rajouter davantage de chaos que tu devras gérer :
- Recruter une personne en plus ? Si tu n’as pas de process, ce sera beaucoup de temps pour former la personne et + de questions à traiter, erreurs à corriger, actions à micromanager (ET des charges fixes qui augmentent !)
- Déléguer à l’IA ? Sans process à donner à l’IA, tu perds un temps considérable à faire des allers/retours avec elle pour avoir un résultat convenable, et la fois suivante ? Tu repars de zéro.
Le principe fondamental à intégrer si tu veux une entreprise au service de ta vie :
La fréquence à laquelle tu mets en place de bons process détermine le degré de liberté que tu obtiens de ton entreprise.
Et si tu te demandes où en sont vraiment tes process et sur quoi tu devrais te concentrer pour libérer du temps …
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