4 lettres pour libérer des heures dans ta semaine

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4 lettres pour libérer des heures dans ta semaine

Ça fait plus de 7 ans que je commence chacune de mes semaines par prendre 30 minutes pour planifier ma semaine.

Les quelques fois où je ne l’ai pas fait, j’étais dans le stress et la réactivité pendant l’essentiel de la semaine. J’avais l’impression d’avancer à l’aveugle.

Et il y a une étape importante de cet exercice qui m’a énormément soulagée ces dernières semaines, que je voudrais partager avec toi, afin qu’elle t’aide toi aussi à libérer du temps dans tes semaines.

Je te plante le décor pour te l’expliquer.

La semaine dernière, on est lundi et je m’installe à mon bureau pour planifier ma semaine.

Je sors ma Worksheet Hebdomadaire (l’outil que je me suis créé pour faire ça), une feuille qui me guide étape par étape pour faire mon planning de la semaine.

L’une des premières étapes est de venir lister toutes les choses que j’aimerais faire dans ma semaine.

Puis j’estime le temps nécessaire pour réaliser chacune d’elles et je regarde mon agenda pour savoir combien d’heures de travail j’ai de dispo (en enlevant les RDV, les réunions etc…)

Et c’est là que les choses se compliquent … 😵

Comme souvent, j’ai d’un côté une liste de choses à faire qui devraient me prendre 15h de travail.

Mais quand, de l’autre côté, je regarde le temps que j’ai de dispo, je n’arrive qu’à 10h ! ❌

5h de différence ! En sachant qu’il y a aussi tout un tas d’imprévus qui arrivent en cours de semaine et qui s’ajoutent à ça.

Avant, j’aurais foncé tête baissée, en me disant qu’il fallait que j’arrive à tout faire. J’aurais démarré la semaine dans le stress, j’aurais fini plus tard, réduit des pauses déjeuner …

Le stress n’aurait fait qu’augmenter au fur et à mesure de la semaine, en voyant que je n’avançais pas assez vite … 😤

Jusqu’à finir la semaine sur les rotules, frustrée de n’avoir pas réussi à faire tout ce que je voulais malgré mes efforts. 😵

Ça te parle ? 😅

Heureusement aujourd’hui je ne me laisse plus embarquer là-dedans.

Et c’est là que les 4 lettres rentrent en jeu. Je te montre comment elles m’ont aidé la semaine dernière.

S.D.D.R

Ces 4 lettres m’aident à passer d’une liste de tâches qui demandent 14h de travail, à une liste de tâche qui tiendra dans mes 10h de travail hors RDV et réunions.

Passons-les en revue.


➡️ S pour Supprimer

Je commence par revoir ma liste de tâches et me demander dans quelle mesure il y a des choses que je peux supprimer dedans.

Des choses que j’ai notées dans ma to-do list à un moment donné, mais où je me dis finalement « que je le fasse ou pas, il n’y aura pas vraiment de différence ».

Alors certes, il n’y en a pas beaucoup en général (souvent, pas du tout) mais quand j’en trouve, c’est directement du temps de gagné !

Pour le coup, la semaine dernière, il n’y en avait pas.
 
➡️ D pour Déléguer

Dans quelle mesure je peux déléguer certaines tâches (ou au moins une partie de ces tâches) ?

La semaine dernière, j’avais par exemple prévu 2h30 pour faire la nouvelle page de présentation de notre programme Systemize.

Quand j’ai vu que tout ne passait pas, après réflexion, j’ai réalisé que je pouvais faire un brief en 10-15mn à une personne de mon équipe et lui demander de faire une 1ère version de la page, sur laquelle je lui ferai un retour la semaine suivante.

Hop ! 2h15 de gagnées


➡️ D pour Décaler

Dans quelle mesure je peux décaler certaines tâches à plus tard ?

Donc prévoir de faire une ou plusieurs tâches la semaine suivante par exemple.

Le risque ici est de continuellement décaler certaines tâches, pour éviter ça, je me dis que je peux décaler une tâche 1 à 2 fois mais pas plus.

La semaine dernière, j’avais prévu 45mn pour rassembler tous les éléments comptables à envoyer à l’assistante qui gère notre compta tous les mois.

J’ai simplement décidé de décaler cette tâche d’une semaine (et la semaine suivante, je ne la décalerai pas par contre).

45mn de libérées cette semaine-là


➡️ R pour Réduire

Dans quelle mesure je peux réduire le temps à consacrer à certaines tâches ?

Précision importante : il ne s’agit pas de se dire « j’ai estimé que cette tâche allait me prendre 2h, il faudrait que je la fasse en 30mn » sans rien changer à la façon dont vous aviez prévu de la réaliser.

Exemple, j’avais prévu 1h30 pour écrire un email en partant de 0. Finalement, en cherchant comment « réduire » le temps à passer sur cette tâche, j’ai pensé que je pouvais m’inspirer d’un email que j’avais déjà envoyé précédemment. En faisant ça, je pouvais réaliser la tâche en 30mn au lieu d’1h30.

Résultat, 1h de plus gagnée !


Au total, 4h libérées cette semaine là grâce aux 4 lettres : S.D.D.R.

En faisant ce travail, je suis passée de « stressée » à « sereine » en quasiment 30mn. Car j’avais fait le tri nécessaire pour avoir une semaine efficace et équilibrée.

J’ai pu avancer sur mes priorités et garder de la marge de manoeuvre pour les imprévus.
 
 

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