5 solutions qui m’ont permis de réduire considérablement le nombre de sollicitations de mon équipe
Voici 5 solutions, testées et approuvées, pour limiter les sollicitations multiples de vos collaborateurs.
Gérer ces sollicitations à longueur de journée, surtout si elles sont très nombreuses c’est souvent ce qui nous empêche d’avancer sur les sujets les plus importants, qui peuvent aider à amener l’entreprise au niveau supérieur !
Le problème, c’est qu’on a souvent l’impression qu’on ne peut rien y faire. On se dit :
- “Si je ne réponds pas rapidement, ils sont bloqués, plus rien n’avance”
- “C’est mon job de répondre à leurs questions”
- “Comment vont-ils le prendre si je me rends indisponible par moment ?”
Résultat ? On continue à les subir au quotidien, la frustration de ne pas avoir le temps pour les sujets importants augmente progressivement et on n’avance pas aussi vite qu’on l’aimerait.
Chacune de ces solutions peut t’amener :
- Plus de temps pour avancer sur sujets clés
- Plus de concentration et sérénité dans ta journée
- Des collaborateurs plus efficaces et autonomes
- Une culture de travail favorisant l’efficacité pour tout le monde
1. Mettre en place 2 canaux de communication : un urgent et un non-urgent.
Si on ne fait pas la distinction entre les 2, le problème c’est qu’on est tenté de regarder beaucoup plus souvent tous les canaux (emails, messagerie interne, SMS, répondeur etc) de peur que l’un d’entre eux ne contienne peut-être une demande urgente.
Résultat ? On passe la journée à gérer ces messageries plutôt que d’avancer sur les priorités.
En mettant en place un canal de communication urgent et un non-urgent, tu pourras consulter tes messageries beaucoup moins fréquemment, et t’offrir plus de temps de travail, 100% focus, sur des sujets stratégiques.
Chez nous, le canal de communication non-urgent où toute l’équipe communique, c’est la messagerie interne Slack (nous n’échangeons pas d’emails entre nous et nous travaillons tous à distance) et notre canal de communication urgent est Whatsapp.
Je regarde Slack 3 fois par jour en moyenne : en fin de matinée, en début d’aprem et en fin d’aprem pour répondre aux messages de l’équipe – le reste du temps, je peux me concentrer sur les sujets prioritaires.
(Avant, j’avais toujours Slack ouvert et j’étais constamment en train de m’interrompre dans ce que je faisais pour répondre dès qu’un nouveau message arrivait.)
Si jamais je reçois un message sur Whatsapp d’un membre de mon équipe, là je sais que je dois réagir vite, mais c’est rare.
En mettant en place 2 canaux de communication, un urgent et un non-urgent :
- Tu consultes moins souvent les messageries
- Tu as + de temps concentré
- S’il y a vraiment une urgence, tu la vois plus rapidement et facilement.
- Et c’est pareil pour toute ton équipe !
On a recommandé cette technique a une chef d’entreprise accompagnée dans l’un de nos programmes, elle craignait que cela ait un impact sur la bonne ambiance qui régnait au sein des bureaux de l’entreprise, elle partageait plus tard que “l’ambiance est encore plus folle, et en plus chacun sait encore mieux ce qu’il a à faire”.
2. Répondre avec des process
Répondre avec un process c’est un peu l’équivalent du proverbe chinois “Quand un homme a faim, il vaut mieux lui apprendre à pêcher que lui donner du poisson”.
Quand ton équipe te sollicite plusieurs fois pour la même chose, le réflexe le plus répandu est malheureusement de “donner la réponse” (donc de “donner le poisson”) et de s’agacer de plus en plus à mesure que les nouvelles demandes arrivent.
Le problème en faisant ça, c’est que tu continues à recevoir les mêmes demandes encore et encore.
À la place, essaye de répondre avec des process (donc de leur “apprendre à pêcher”)
Qu’est-ce que j’entends par là ? Voici quelques exemples :
Exemple 1
Mon assistante comptable me demande chaque mois les relevés de compte pour préparer la compta. Même si c’est rapide à faire pour moi, je traîne souvent car je trouve toujours plein d’autres choses “plus importantes” à faire. Du coup je culpabilise et ça me crée de la charge mentale.
Comment lui répondre avec un process pour qu’elle n’ait plus jamais à me solliciter pour ça ? En lui donnant un accès en lecture seule au compte bancaire et lui expliquant comment aller les chercher elle-même.
Exemple 2
Pour l’un de nos programmes Décupler sa Productivité, nous accompagnons nos clients par groupe de 8 personnes maximum, nous avons en moyenne entre 6 et 8 groupes qui tournent. Mais il est arrivé qu’on ait une demande plus forte que le nombre de places dispos dans les groupes ou au contraire qu’on ait une période de creux avec moins de personnes à accompagner. Dans ces moments, l’équipe se tournait vers moi pour savoir quoi faire : est-ce qu’on ouvre de nouveaux groupes ? est-ce qu’on en ferme certains ?
Les premières fois, je réfléchissais à la question de mon côté puis je leur donnais la réponse. Résultat, la fois suivante ils me reposaient la question.
Au bout de quelques fois, j’ai enfin pensé à leur répondre avec un process. J’ai créé un document qui explique le questionnement que je suivais pour prendre la décision et je l’ai transmis à l’une des personnes de l’équipe. Je n’ai plus jamais eu à répondre à cette question.
Répondre avec des process permet de :
- Limiter progressivement le volume de sollicitations pour te laisser plus de temps pour les sujets importants
- Te rendre de moins en moins indispensable au fonctionnement de l’entreprise
- De rendre ton équipe de plus en plus autonome
3. “Maker’s Schedule & Manager’s Schedule”
Paul Graham, l’un des co-fondateurs du célèbre accélérateur de startup Y Combinator a rendu célèbre la stratégie du “Maker’s Schedule, Manager’s schedule”.
L’idée est simple : avoir un temps dans ta journée pour travailler sans être interrompu sur des sujets de fond, et un temps pour les réunions, les échanges et répondre aux sollicitations.
Pour Graham, le matin est son “Maker Schedule” (durant lequel il avance sur les projets les plus importants), et l’après-midi son Manager Schedule (durant lequel il est disponible pour ses équipes, des RDV etc)
C’est par exemple ce qu’on a fait mettre en place à une personne qui a suivi notre programme Décupler sa Productivité.
Il est associé d’un cabinet d’expert comptable avec d’autres engagements en parallèle. Il était en permanence sollicité par les équipes et extrêmement frustré de ne pas pouvoir avancer sur les sujets essentiels.
“Même victoire que la semaine passée : je travaille à la maison le matin, et au bureau (ou RDV) l’après-midi. Je garde désormais 100% de mes matinées pour du deep work, ce qui fait que je suis toujours détendu l’après-midi au bureau (pour le + grand bonheur de tous)”
Tu peux adapter l’idée à tes propres contraintes : peut-être que bloquer toutes tes matinées n’est pas possible, mais que tu peux en bloquer 2 ou 3 dans la semaine par ex.
J’avais accompagné le directeur d’un des plus grands ports de France, qui avait des semaines remplies de réunions, RDV avec ses équipes, des partenaires, des politiques … pour lui, le simple fait de bloquer son lundi matin (et de travailler hors du bureau) avait été un game changer.
4. Clarifier le niveau d’autonomie des collaborateurs
Ça t’est déjà arrivé ? Tu délègues un projet à l’un de tes collaborateurs en comptant sur lui pour être autonome, mais il revient régulièrement te poser des questions, de demander ton avis, des validations …
Parfois, le problème vient du fait que le collaborateur ne sait pas quel niveau d’autonomie est attendu de lui. Il n’ose pas prendre les décisions car il n’est pas sûr d’y être autorisé.
C’est là que les 7 niveaux de délégations entrent en jeu. J’en parle en détails, avec exemples à l’appui dans cette vidéo. Les 7 niveaux :
- Fais comme je te dis
- Fais une recherche et donne-moi les options
- Donne-moi ton avis
- Décidons ensemble
- Occupe t’en dans ces limites
- Occupe t’en et dis-moi ce que tu as fait
- Occupe t’en pour moi
Plus tu avances dans les niveaux, plus l’autonomie du collaborateur augmente.
En donnant de la clarté à ton collaborateur sur le niveau d’autonomie que tu attends de lui, tu limites considérablement le risque qu’il vienne te solliciter à outrance par la suite.
5. Avoir un référent autre que vous
Aujourd’hui c’est l’un des membres de mon équipe, Victor, qui absorbe une grande partie des questions que j’aurais eues à traiter auparavant.
Ça m’a beaucoup soulagé de l’avoir comme “référent principal” et qu’il traite des questions qu’on m’aurait autrement posées.
Si l’équipe a une question, 90% du temps, ils la posent d’abord à Victor ou en taguant Victor et moi dans la question sur Slack. Et 80% du temps, Victor est capable de gérer la question sans que j’intervienne.
Les quelques questions auxquelles je réponds toujours sont des questions concernant la stratégie et quelques cas particuliers sur des sujets de vente ou de livraison.
C’est un soutien et un soulagement énorme. Toutefois, ça nécessite souvent une personne de confiance, avec qui vous collaborez depuis un certain temps, qui vous connaisse bien et connaisse très bien l’entreprise (ou alors un recrutement très bien ciblé)
Quand tu es prêt, voici 3 façons d’aller plus loin
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